15 oktober 2020

Zaken doen in Japan

Zakendoen in Japan kan soms bepaalde uitdagingen met zich mee brengen. Neem de grote cultuurverschillen met die van West-Europa. Hieronder geven wij u een paar tips & tricks om zakendoen met Japan niet alleen makkelijker te maken, maar ook gewoon een stuk leuker! Want, zakendoen in Japan is nou eenmaal erg gaaf en biedt voor de langere termijn veel perspectief.

Do’s:

  • Niet helemaal zeker of uw afspraak Engels spreekt? Schakel een tolk in. De beheersing van de Engelse taal is beperkt in Japan, ook in de grote steden. Een tolk verlaagt dus de drempel om het gesprek met u aan te gaan. Neem het initiatief in handen!
  • Werk overzichtelijk. Japanners vinden het fijn om een kopie met belangrijke informatie uit gedeeld te krijgen. Ook wordt het aangeraden om een hand-out van de presentatie mee te brengen. Dit mag in het Engels, bij voorkeur in het Japans
  • Groet met een buiging: In Japan begroet men elkaar met een buiging. Een handdruk kan, maar scoor extra punten door kort te buigen. Een buiging kan variëren van hoofdknik tot een diepe respectvolle buiging.
  • Gebruik visitekaartjes: Zorg dat u visitekaartjes bij u heeft, met één zijde bedrukt in het Japans. Biedt het kaartje bij de eerste ontmoeting met twee handen aan, zorg dat u het kaartje zo houdt dat het voor de ontvanger te lezen is. Biedt uw kaartje eerst aan bij de zakenpartner die het hoogst in de rang is. Wanneer u een visitekaart aanneemt, neemt u dit ook met twee handen aan en gaat hier met respect mee om.
  • Ken de vergadercultuur: De gastheer wijst uw plaats aan in de vergaderruimte, ga dus niet zelf ergens zitten. De hoogste in de rang zit aan de kop van de tafel. Om interesse te tonen maakt u notities en herhaalt u de ideeën tijdens de vergadering. Zorg dat u formeel gekleed bent, houd het bij donkere kleding. Wees op tijd, Japanners hechten hoge waarde aan stiptheid. Wanneer u onverhoopt toch te laat bent, bied dan uw excuses aan, en herhaal dit een paar keer. Kijk niet raar op als er een stilte valt tijdens de vergadering. Deze stilte betekent niet dat de vergadering de verkeerde kant op gaat, het betekent dat de Japanse zakenpartners een moment nemen om te reflecteren op de vergadering. Onderbreek deze stilte niet.
  • Bouw een band op: Japan is een typische collectivistische cultuur. De groep is belangrijker dan het individu. Een goede verstandshouding opbouwen voor het zakendoen wordt aangeraden. Houd grappen echter achterwegen, Japanse zakenmensen zijn conservatief.
  • Respecteer de hiërarchie: Japanse bedrijven kennen een sterke hiërarchie. Vaak is de leidinggevende in een Japans bedrijf ouder dan het personeel. Bekritiseer de leidinggevende niet, ook niet achter zijn rug om. Zorg dat u eerst de leidinggevende bedankt voor de terechtwijzing en geef vervolgens uitleg, wanneer dit nodig is.

Don’ts

  • Overdrijf niet: U mag natuurlijk laten zien dat u zich hebt verdiept in de Japanse cultuur, maar overdrijf dit niet. Een overdreven buiging of een Japans woord waarvan u de betekenis eigenlijk niet zeker weet, kunt u beter achterwegen laten. Less is more in zulke situaties zullen we maar zeggen.
  • Wees niet te gehaast: Neem de tijd om zaken te doen met Japanners. Het kan lang duren voordat er concrete beslissingen zijn gemaakt. Hoge onzekerheidsvermijding is een typerend kenmerk van de cultuur. Japanners verspreiden het risico van het maken van een beslissing over meerdere zakenpartners. Daarbij wordt alles dubbel gecheckt. Dit proces kost tijd.

Geef de Japanse zakenpartner de tijd en laat niet merken dat u ongeduldig bent. Dit geldt ook tijdens het eten en drinken, tast pas toe als de leidinggevende toestemming geeft.

  • Pak een geschenk niet gelijk uit: Geschenken aan de zakenpartner geven is heel normaal in Japan. Doe goed onderzoek wat een geschikt cadeau is voor uw zakenpartner. Let op dat u alles wat in vier komt vermijdt, het Japanse woord voor vier lijkt namelijk veel op het woord dood. Niet de beste manier om een langdurige relatie op te bouwen.

De cadeaus worden niet in het bijzijn van de zakenpartner opengemaakt, doe dit pas na afloop van de afspraak.

Om misverstanden met uw zakenpartner te voorkomen, is het belangrijk dat u zich bewust bent van de cultuurverschillen. Deze do’s & don’ts geven u een zetje in de goede richting! Laat u niet overrompelen en maak zakendoen met Japan uitdagend en leuk. Het is een prachtige markt met veel ruimte voor Westerse producten.

Daan Busscher – Internationaal Project Manager FOODEX Japan